Organisasi
Data
Komputer
pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan
kalkulasi angka yang rumit dan membosankan. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan
computer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang berbeda, secara
berulang-kali. Perusahaan menyimpann data dalam jumlah besar di system
informasi berbasis komputernya sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam
pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang
efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan,
konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih
kecil. Konsep-konsep data yang lebih akan menyediakan balok-balok pembangunan
yang dapat dikombinasikan, untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu
bentuk yang terorganisassi dan dapat diakses.
a. Hierarki
Data
Data
bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk
membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk
file. Field data adalah unit data
yang terkecil; mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari
computer pada satu waktu, contoh: kode mata kuliah. Record adalah suatu koleksi field-field
data yang saling berhubungan, seperti kode mata kuliah yang akan memiliki
hubungan dengan nama mata kuliah. File adalah
koleksi record yang salinng
berhubungan, seperti satu file dari seluruh record
yang berisi field kode-kode mata
kuliah dan namanya.
File dapat
diwakili oleh table-tabel. Record adalah
baris-baris di dalam table. Nilai di dalam baris mencerminkan nilai-nilai field data. Hierarki sederhana field yang membentuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi mendasar dan
seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan
computer.
Basis
data adalah sekumpulan file .
Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari
seluruh data berbasis computer sebuah perusahaan. Defenisi basis data yang
lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di
bawah kendali peranti lunak sisitem manajemen basis data.
b. Spreadsheet
sebagai Basis Data Sederhana
Tabel
yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Kolom-kolom dalam spreadsheet
mencerminkan field-field data
sedangkan judul kolom berisi nama-nama field
data. Baris-baris dalam table berisi nilai-nilai field. Konsep table, merupakan konsep yang penting, karena struktur
basis data yang paling populer bagi organisasi bisnis, struktur basis data
relasional (relationa database structure),
secara konseptual serupa dengan sekumpulan table-tabel yang saling berhubungan.
c. Flat
Files
File
datar (flat file) adalah suatu table
yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan dari sebuah table harus
menjadi flat file adalah karena
computer membaca field-field data
dari suatu record secara berurutan.
Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, computer
tidak akan dapat membaca record dengan
benar. Alasan kedua untuk flat file adalah
bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisassi.
Normalisasi (normalization) adalah
suatu proses formal untuk menghapus field-field
data yang berulang (redundant)
sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan
menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.
d. Field-field
kunci
Kunci (key) di dalam suatu table adalah satu field (atau kombinasi field)
yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-massing record di dalam table. Satu field dalam banyak kasus dapat menjadi kunnci bagi
suatu table. Beberapa table mungkin memiliki dua field yang merupakan kanndidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci
(key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi
masing-masing baris table namun tidak dipilih untuk menjadi kunci. Nilai-nilai field yang lebih panjang akan dihindari,
karena nilai field yang panjang akan
memiliki risiko salah ketik dalam menulis nilai field kunci yang lebih tinggi.
e. Tabel-tabel
yang Berhubungan
Terkadang table-tabel yang pada
awalnya berdiri sendiri dapat diminta untuk digabungkan.