Organisasi
Data
Komputer
pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan
kalkulasi angka yang rumit dan membosankan. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan
computer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang berbeda, secara
berulang-kali. Perusahaan menyimpann data dalam jumlah besar di system
informasi berbasis komputernya sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam
pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang
efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan,
konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih
kecil. Konsep-konsep data yang lebih akan menyediakan balok-balok pembangunan
yang dapat dikombinasikan, untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu
bentuk yang terorganisassi dan dapat diakses.
a. Hierarki
Data
Data
bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk
membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk
file. Field data adalah unit data
yang terkecil; mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari
computer pada satu waktu, contoh: kode mata kuliah. Record adalah suatu koleksi field-field
data yang saling berhubungan, seperti kode mata kuliah yang akan memiliki
hubungan dengan nama mata kuliah. File adalah
koleksi record yang salinng
berhubungan, seperti satu file dari seluruh record
yang berisi field kode-kode mata
kuliah dan namanya.
File dapat
diwakili oleh table-tabel. Record adalah
baris-baris di dalam table. Nilai di dalam baris mencerminkan nilai-nilai field data. Hierarki sederhana field yang membentuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi mendasar dan
seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan
computer.
Basis
data adalah sekumpulan file .
Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari
seluruh data berbasis computer sebuah perusahaan. Defenisi basis data yang
lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di
bawah kendali peranti lunak sisitem manajemen basis data.
b. Spreadsheet
sebagai Basis Data Sederhana
Tabel
yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Kolom-kolom dalam spreadsheet
mencerminkan field-field data
sedangkan judul kolom berisi nama-nama field
data. Baris-baris dalam table berisi nilai-nilai field. Konsep table, merupakan konsep yang penting, karena struktur
basis data yang paling populer bagi organisasi bisnis, struktur basis data
relasional (relationa database structure),
secara konseptual serupa dengan sekumpulan table-tabel yang saling berhubungan.
c. Flat
Files
File
datar (flat file) adalah suatu table
yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan dari sebuah table harus
menjadi flat file adalah karena
computer membaca field-field data
dari suatu record secara berurutan.
Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, computer
tidak akan dapat membaca record dengan
benar. Alasan kedua untuk flat file adalah
bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisassi.
Normalisasi (normalization) adalah
suatu proses formal untuk menghapus field-field
data yang berulang (redundant)
sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan
menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.
d. Field-field
kunci
Kunci (key) di dalam suatu table adalah satu field (atau kombinasi field)
yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-massing record di dalam table. Satu field dalam banyak kasus dapat menjadi kunnci bagi
suatu table. Beberapa table mungkin memiliki dua field yang merupakan kanndidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci
(key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi
masing-masing baris table namun tidak dipilih untuk menjadi kunci. Nilai-nilai field yang lebih panjang akan dihindari,
karena nilai field yang panjang akan
memiliki risiko salah ketik dalam menulis nilai field kunci yang lebih tinggi.
e. Tabel-tabel
yang Berhubungan
Struktur
Basis Data
Struktur basis data adalah cara
data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini
kemudian diimplementasikan melalui suatu system manajemen basis data. Sistem
manajemen basis data (DBMS) adlah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan
struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis
data, dan nama-nama formulir,jenis-jenis data, angka di belakang decimal,
jumlah karakter, nilai-nilai default,
dan seluruh uraian field lainnya.
Oleh karena itu, system manajemen basis data disebut sekumpulan data terhubung
yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing
set of related data).
a. Struktur
Basis Data Hierarkis
Sistem manajemen basis data yang
pertama, IDS (Integrated Data Store),
dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil
kerja standardisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language-CODASYL). CODASYL membentuk
suatu Gugus Tugas Basis Data (Data Base
Task Group) dan memberinya tanggung jawab untuk mengembangkan
standar-standar basis data. Sistem manajemen basis data IDS mengikuti suatu
struktur basis data hierarkis. Struktur hierarkis ini dibentuk oleh
kelompok-kelompok data, subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi.
Struktur hierarkis untuk basis data
pada awalnya populer karena ia bekerja dengan baik pada system pemrosesan
transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri
pesanan, piutang, dan utang dagang. Alasan lain di balik kepopulerannya adalah
karena struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya computer secara efisien,
khususnya ketika sebagian besar record di
dalam basis data akan digunakan di dalam suatu aplikasi. Namun, ketika para
manajer hanya menginginkkan sedikit reord
terpilih saja dari sejumlah besar record
di dalam basis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien. Hal ini
karena setiap record basis data
hierarkis memiliki satu field yang
menunjuk padda alamat penyimpanan dari record
logis berikutnya di dalam basis data.
b. Struktur
Basis Data Jaringan
Struktur basis data jaringan
dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-
record tertentu. Hal ini
memungkinkan satu record tertentu
menunjuk pada semua record lainnya di
dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL
mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.
Struktur jaringan memecahkan masalah permasalahan keharusan untuk menarik balik
hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Akan tetapi, rentang
kemungkina koneksi yang begitu lebar merupakan kelemahan dari penerapan
struktur jaringan pada masalah-masalah praktis.
c. Struktur
Basis Data Relasional
Organisasi bisnis tidak pernah
secara luas menerapkan system manjemen basis data yang dibangun berdasarkan
struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk mengatasi
masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data. Terobosan muncul dari
riset dasar mempergunakan aljabar relasional yang dilakukan secara independen
oleh C. J. Date dan E. F. Codd. Pekerjaan mereka erat kaitannya dengan struktur
basis data relasional yang merupakan struktur yang saat ini paling umum
dipergunakan oleh organisasi-organisasi bisnis. Struktur basis data seperti ini
terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet.
Jika struktur hierarkis dan
jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan,
maka relasi dalam struktur basis data relasional adalah implicit. Relasi
implicit (implicit relationship)
dapat secara tidak langsung berasal dari data. Konsep dari suatu struktur basis
data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk secara implicit
dengan mencocokkan nilai-nilai dalam field
data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami.
Contoh
Basis Data Relasional
Basis data akan memecah informasi ke dalam beberapa
tabel karena jika informasidisimpan hanya pada satu tabel, maka akan terdapat
banyak nilai field data yang terduplikasi;
sehingga menyebabkan data menjadi berulang. Basis data akan mengurangi
pengulangan data dalam tabel-tabel. Basis data akan meningkatkan konsistensi
data akurasi data.
a. Basis
Data Jadwal
Contohnya yang dipergunakan di sini
diimplementasikan pada peranti lunak system manajemen basis data Microsoft
Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produk berbasis data
relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft, dan banyak perusahaan lain
menyediakan peranti lunak system manajemen basis data relasional.
b. Konsep
Basis Data
Suatu system manajemen basis data
dapat menampilkan data dalam suatu urut-urutan yang logis dan secara intuisif
tepat, meskipun masing-masing record dari basis data tersebut dapat tersebar di
banyak file dan terletak di seluruh
penjuru ruang penyimpanan computer. Integrasi logis record-record yang melintasi berbagai lokasi fisik ini disebut
konsep basis data (database concept).
Dua sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan
data dan untuk memperoleh independensi data. Independensi data (data independency) adalah kemampuan
untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada
program-program aplikasi yang memproses data. Kamus data (data dictionary) mencakup definisi-definisi dari data yang disimpan
di dalam basis data dan dikendalikan oleh system manajemen basis data. Struktur
basis data yang dimuat dalam kamus data adalah kumpulan dari seluruh definisi field, definisi tabel, relasi tabel, dan
hal-hal lainnya. Nama field data,
jenis data, nilai-nilai yang valid untuk data, dan karakteristik-karakteristik
lainnya akan disimpan dalam kamus data.
Membuat
Basis Data
Proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan
tiga langkah utama, yaitu: menentukan data, menguraikan data tersebut,
memasukkan data ke dalam basis data.
a. Menentukan
Kebutuhan Data
Menentukan data yang perlu
dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu system
informasi berbasis computer. Ada dua pendekatan dasar untuk menentukan
kebutuhan data, diantaranya:
1. Pendekatan
yang berorientasi pada proses
Untuk
menentukan kebutuhan datanya, maka perusahaan akan menjalankan uru-urutan
langkah: 1) mendefinisikan masalah, 2) mengidentifikasi keputusan yang
dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang telah teridentifikasi, 3) menjabarkan
informasi yang dibutuhkan untuk setiap keputusan,4) menentukan pemrosesan yang
dibutuhkan untuk menghasilkan informasi, 5) menetukan spesifikasi data yang
diminta oleh pemrosesan. Pendekatan process-oriented
ini juga disebut pendekatan yang berorientasi pada masalah (problem-oriented approach) karena
dimulai dengan suatu masalah dan pemodelan yang berorientasi pada proses (process-oriented modeling). Kekuatan
dari pendekatan process-oriented adalah
bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik..
2. Pendekatan
pemodelan perusahaan
Kekuatan
pendekatan pemodelan perusahaan adalah bahwa pendekatan ini mengambil
keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Meskipun
pendekatan process-oriented memungkinkan
kebutuhan data dari masing-masing system dapat didefinisikan dengan satu cara
yang logis, kelemahannya adalah kesulitan dalam mengaitkan data dari satu
masalah bisnis ke data dari masalah bisnis lainnya. Kelemahan ini dapat diatasi
dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data
tersebut dalam basis data. Ini merupakan logika yang mendasari pendekatan
pemodelan perusahaan (enterprise modeling
approach). Jika perusahaan melakukan pemodelan data perusahaan, deskripsi
dari seluruh data perusahaan disebut sebagai model data perusahaan (enterprise data model).
b. Teknik-teknik
Pemodelan Data
Pemodelan kebutuhan data perusahaan
didukung oleh teknik-teknik yang menguraikan data. Ada dua teknik pemodelan
data, diantaranya: diagram relasi entitas dan diagram kelas.
c. Diagram
Relasi Entitas (entity relationship
diagram-ERD)
Berhubungan dengan data di dalam
entitas dan hubungan antarentitas. Kumpulan konseptual field-field data yang saling berhubungan disebut entitas. ERD
digunakan untuk menguraikan hubungan antara kumpulan-kumpulan data konseptual
sehingga record-record-nya saling
terhubung akan dapat digabungkan bersama. ERD juga mengungkapkan
entitas-entitas mana yang sebaiknya secara konseptual dihubungkan dengan
entitas yang lain. Relasi ERD akan menunjukkan jika satu record dalam satu entitas akan berhubungan dengan satu atau lebih record di entitas yang lain. ERD adalah
satu sarana komunikasi dan dokumentasi yang bermanfaat di antara professional
system informasi dan para pengguna. Ketika pemikiran-pemikiran dapat
terdokumentasikan dan terkomunikasikan dengan jelas, spesialis system informasi
akan memiliki kelengkapan yang lebih baik dalam mengembangkan suatu struktur
system manajemen basis data guna mendukung pengambilan keputusan.
d. Diagram
Kelas
Suatu diagram relasi entitas hanya
merupakan penyajian grafis dari data dan relasi, bukannya tindakan-tindakan
yang dilakukan atas data. Terdapat satu teknik di mana data yang digunakan
dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan
secara grafis. Teknik ini disebut diagram kelas (class diagram), dan merupakan salah satu dari beberapa model
rancangan yang berorientasi pada objek. Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas
yang memiliki nama, field-field di
dalam kelas, dan tindakan-tindakan yang dilakukan atas kelas. Diagram kelas
digunakan untuk menguraikan hubungan data maupun tindakan-tindakan yang
mengoperasikan data di dalam relasi. Diagram kelas merupakan penyajian data
konseptual di tingkat atas, namun penambahan tindakan-tindakan yang akan
diambil atas data dapat membantu memperjelas rancangan spesifik tabel-tabel di
dalam basis data.
Menggunakan
Basis Data
Formulir, laporan, dan query adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses
basis data yang disimpan dalam suatu system manajemen basis data.
a. Laporan
dan Formulir
Mayoritas interaksi pengguna dengan
basis data adalah melalui laporan dan formulir. Perbedaan terbesar antara
formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal
menampilkan satu record saja dalam
satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta biasanya tidak melakukan
agregasi data dari banyak tabel basis data. Selain itu, formulir dapat
digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.
1. Navigasi;
formulir memungkinkan dilakukannya pembuatan record baru maupun modifikasi record-record
yang sudah ada.
2. Akurasi;
formulir akan menjalankan definisi field data
yang telah ditentukan ketika basis data dibuat
3. Konsistensi;
konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan
untuk menggabungkan record-nya ke
tabel yang lain.
4. Penyaringan;
setiap field dalam formulir dapat
digunakan sebagai saringan (filter)
5. Subformulir;
entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis akan dihubungkan dengan record formulir. Subformulir membantu
menjaga keakuratan dan konsistensi yang dibutuhkan dari data.
Laporan adalah data
teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu
pengambilan keputusan. Satu asumsi yang dibuat oleh penghasil laporan yaitu
jika tidak terdapat detail pada record pada
tingkat terendah, maka record tingkat
yang lebih tinggi untuk detail tersebut hendaknya tidak perlu ditampilkan.
b. Query
Query
adalah suatu permintaan kepada basis data
untuk menampilkan record-record yang
dipilih. Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan
berdasarkan satu kumpulan criteria tertentu. Formulir dan laporan dapat
menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang sebenarnya ingin
ditemukan oleh manajemen. Manajer dapat memanfaatkan QBE (Query by Example) untuk dapat dengan cepat menemukan data tertentu untuk
memecahkan masalah.
c. Bahasa
Query Terstruktur
Bahasa Query Terstruktur dan Structured
Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh system manajemen basis
data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya. SQL telah
menjadi topic yang penting karena dua alasan. Pertama, seiring dengan lebih
banyak basis data yang dapat diakses melalui web, manajer dan para professional
lainnya perlu untuk mengetahui bahwaa SQL adalah metode pilihan untuk
berinteraksi dengan basis data-basis data berbasis web. Kedua, para manajer
perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah hal yang sulit bagi sebagian
besar kebutuhan data mereka.
d. Pemrosesan
Basis Data Lanjutan
Pemrosesann analitis on-line atau on-line analytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin
umum dalam peranti lunak system manajemen basis data. OLAP digunakan untuk
memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation. Data mining, data
marts, dan data warehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data
perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa, dan
dikuasai. Ketiganya memusatkan perhatian pada metodologi-metodologi yang
menawarkan akses yang cepat kepada para pengguna untuk mengagregasikan
data-data tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan mereka. Knowledge discovery (penemuan
pengetahuan) adalah konsep menarik lainnya. Knowledge
discovery menganalisis penggunaan data dan kesamaan data di antara tabel-tabel
yang berbeda.
Personel Basis Data
Terdapat
beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data
a. Administrator
Basis Data
Spesialis informasi yang ahli dalam
mengembangkan, menyediakan, dan mengamankan basis data adalah administrator
basis data (database administrator-DBA).
Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas
sumber daya basis data. Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas
basis data. Mereka harus memiliki keahlian manajerial maupun keahlian teknis
yang tinggi. Selain itu, administrator basis data harus memahami operasi bisnis
perusahaan, karena keputusan-keputusan dalam bidang operasional sebagian besar
akan didorong oleh isi basis data. Tugas-tugas DBA dapat dibagi menjadi emapt,
yaitu:
1. Perencanaan
basis data mencakup bekerja dengan manajer-manajer area bisnis dalam mendefinisikan
kebutuhan data perusahaan.Selain itu, DBA memainkan peran penting dalam memilih
peranti keras dan peranti lunak system manajemen basis data.
2. Implementasi
basis data terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari
system manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan
kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.
3. Operasi
basis data meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna
basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.
4. Keamanan
basis data meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistic
yang diberikan oleh system manajemen basis data. Selain itu, system manajemen
basis data memastikan basis data tetap aman.
b. Programmer
Basis Data
Programmer basis data menunjukkan
spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Salah satu alasannya adalah basis data
merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan
pemrogaman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh
pengguna dalam jumlah yang sangat besar. Programer basis data diminta untuk
membuat kode computer pemrosesan data yang efisien.
c. Pengguna
Akhir
Pengguna akhir tidak dapat
diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka
membuat laporan dan formulir, memberikan query
kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data
mereka untuk pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perusahaan dan unsur
pokok lingkungannya.
Menempatkan
Sistem Manajemen Basis Data dalam Perspektif
Sistem manajemen basis
data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya, dan
menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan
pemrograman computer yang berbiaya mahal.
a. Keuntungan
DBMS
1. Mengurangi
pengulangan data. Jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan ketika
file-file computer disimpan secara terpisah untuk setiap aplikasi computer.
Data yang sama di antara file-file, dalam suatu system manajemen basis data
relasional, digunakan untuk membentuk relasi implicit di antara data.
2. Mencapai
independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri
daripada di setiap program aplikasi
3. Mengambil
data dan informasi dengan cepat. Relasi logis dan bahasa query terstruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan
detik atau menit dibandingkan dengan berjam-jam atau berhari-hari jika
mengambil data dengan menggunakan bahasa pemrograman tradisional seperti COBOL
atau Java.
4. Keamanan
yang lebih baik. DBMS mainframe maupun
computer mikro dapat memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti
kata sandi, direktori pengguna, dan enkripsi
b. Kerugian
DBMS
1. Membeli
peranti lunak yang mahal. DBMS mainframe mahal
harganya.
2. Mendapatkan
konfigurasi peranti keras yang besar. Kemudahan dengan nama DBMS dapat menarik
informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data. Meningkatnya
jumlah pengguna yang didorong oleh kemudahan penggunaan dapat menyebabkan pada
meningkatnya jumlah sumber daya computer untuk mengakses basis data.
3. Memperkejakan
dan memelihara staf DBA. DBMS menuntut pengetahuan khusus agar dapat
memanfaatkan secara penuh kemampuannya. Pengetahuan khusus ini paling baik
diberikan oleh administrator basis data.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar